Desvendando as Principais Notas Fiscais Brasileiras: Entenda suas Funções e Importância

Flávio Pinheiro
Data:agosto 14, 2023

São 13 os principais tipos de notas fiscais eletrônicas.

No complexo cenário da burocracia tributária brasileira, as notas fiscais desempenham um papel crucial. Elas não apenas registram transações comerciais, mas também servem como instrumentos de controle fiscal, arrecadação de impostos e garantia de direitos tanto para as empresas quanto para os consumidores. Neste artigo, vamos explorar as principais notas fiscais brasileiras, suas funções e importância no contexto econômico do país.

Você já deve ter ouvido sobre a importância da emissão de nota fiscal, que tem como finalidade permitir que o governo tenha controle das transações comerciais que acontecem no nosso país. Mas você sabe quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas mais comuns?

Conforme a nota emitida, o imposto a ser pago é determinado e calculado por meio do valor da alíquota, além de ser utilizada como garantia no caso de devoluções. A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990. Os únicos empreendedores liberados da emissão obrigatória são os MEIs quando realizam uma venda ou prestação de serviço para pessoa física.

O estabelecimento que não faz a emissão, caso tenha o responsável considerado réu primário, deve pagar uma multa equivalente a até 10 vezes o valor da nota. Em caso de reincidência, o empreendedor pode ser detido por até 5 anos. Por isso, é importante saber por que você não deve fazer uma venda sem nota fiscal.

Qual a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal?

Antes de continuar, gostaria de abrir um parênteses. A Nota Fiscal e o Cupom Fiscal são dois documentos distintos, embora ambos tenham relação com transações comerciais e o registro de vendas. Vou explicar as diferenças entre eles:

Nota Fiscal:

A Nota Fiscal é um documento legal que comprova a transação comercial entre duas partes. Ela registra detalhes da operação, como informações sobre o vendedor, o comprador, os produtos ou serviços envolvidos, os valores, os impostos e outros elementos relacionados à transação. A Nota Fiscal é utilizada para fins fiscais, contábeis e de controle governamental. Existem diferentes tipos de Notas Fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), entre outras, que têm características específicas de acordo com o tipo de operação e a legislação vigente.

Cupom Fiscal:

O Cupom Fiscal, por outro lado, é um documento simplificado que serve como registro da transação de venda ao consumidor final. Ele é mais comum no varejo e em estabelecimentos que não estão sujeitos a todas as obrigações contábeis e fiscais de uma Nota Fiscal completa. O Cupom Fiscal geralmente contém informações básicas, como o nome do estabelecimento, a data e hora da venda, a descrição dos produtos vendidos, seus valores unitários e o valor total. É emitido por meio de uma impressora fiscal, que é um equipamento autorizado e homologado pelo órgão fiscalizador.

Em resumo, a principal diferença entre a Nota Fiscal e o Cupom Fiscal está na complexidade e nas informações contidas em cada um. A Nota Fiscal é um documento mais abrangente, detalhado e legalmente vinculativo, utilizado para diferentes tipos de operações comerciais e para cumprir obrigações fiscais e contábeis. Já o Cupom Fiscal é uma versão simplificada, muitas vezes utilizada para transações de varejo e que não requer a mesma quantidade de informações e obrigações fiscais que uma Nota Fiscal completa. Agora podemos continuar desvendando as notas fiscais.

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias):

A NF-e é uma das notas fiscais mais comuns e representa transações de venda de produtos entre empresas. Limita-se a registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e deve ser expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda. Ela substituiu os antigos modelos impressos, reduzindo custos de impressão e armazenamento. Utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias, geralmente, este tipo de nota fiscal é utilizado entre pessoas jurídicas. Ao emitir a NF-e para o comprador, para atestar a operação, a empresa deve enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) com o produto.

2. CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico:

É voltada para os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios. Sua tributação é feita pelo ICMS.

Esse modelo de nota substituiu o formato manual, que era usado até 2012. O arquivo digital é emitido em XML e deve haver a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.

Com o CT-e, as empresas conseguem obter maior rapidez ao processar faturas, reduzem os custos com frete e transporte e há menor possibilidade de erros entre a nota e os produtos que estão sendo efetivamente transportados, já que o objetivo é evitar pagamentos duplicados e eliminar as faturas.

3. NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços):

Enquanto a NF-e é voltada para produtos, a NFS-e registra serviços prestados por empresas e profissionais autônomos.

Esse é um documento fiscal digital necessário para confirmação de prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física. Sua emissão, na maioria das vezes, engloba pequenas e médias empresas.

Esse modelo de nota deve ser expedido junto à prefeitura em que está registrado o CNPJ da organização prestadora de serviço.

A NFS-e se diferencia por necessitar apenas da Inscrição Municipal, que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), e tem como característica ser um modelo mais flexível.

Esse modelo é usado para serviços de assinatura, Saas (oferta de softwares e soluções na internet como um serviço), ou, ainda, para produtos digitais, como livros eletrônicos, cursos online, entre outros. É emitida por qualquer operadora de serviço, como creches, hotéis, academias e afins.

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4. NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica):

A NFC-e é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). É direcionada ao varejo e registra vendas a consumidores finais. Ela substituiu o antigo cupom fiscal e proporciona maior agilidade e segurança nas transações. Além disso, a NFC-e permite ao consumidor verificar a autenticidade da transação por meio do QR code, garantindo seus direitos.

5. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e):

Esse é um documento de existência apenas digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco. Suas vantagens são:

Dispensa o uso do ECF e de todo processo de lacração e autorização de uso;
Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;
Dispensa de Redução Z, Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de Ocorrências, Cessação, etc;
Transmissão de forma on-line (NFC-e) ou com pouco tempo de atraso em relação à emissão do documento (SAT/MFE);
Combate a sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais leal;
Diminui obrigações acessórias para os contribuintes.

6. Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

O Módulo Fiscal Eletrônico (MFE) foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

O aparelho MFE é bem parecido com o SAT, que é utilizado no estado de São Paulo, entretanto, o MFE possui algumas peculiaridades que são impostas pela SEFAZ/CE como:

Bateria;
GPS para localização do equipamento;
GPRS para conexão de internet por meio de chip 3G/4G.
É uma aplicação fornecida pela SEFAZ-CE que obrigatoriamente acompanhará o MFE e operará em conjunto com o Software Básico. Ele será responsável por:

Realizar a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicador MFE pela porta USB;
Repassar para o Software Básico todas as funções chamadas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação;
Coletar informações operacionais e fiscais do MFE através da função “Consultar Status MFE”;
Informar à SEFAZ-CE sobre eventuais problemas com o MFE e suas condições de operação;
O Componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.

7. MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos:

Serve para fazer a integração de movimentações mais complexas, porque vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga. Isso significa que o MDF-e serve para somente uma operação.

Esse manifesto é válido para empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e.

Também pode ser usado por companhias que remetem mercadorias em transportes com mais de uma NF-e.

8. Nota Fiscal Avulsa (NFAe):

A NFAe é o documento usado por não contribuintes do ICMS, que não são obrigados a emitir NFe. Normalmente, quem utiliza esse tipo de nota são Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas.

As regras para a emissão podem variar de estado para estado, mas sempre é necessário se cadastrar de forma online para receber a autorização. Basta solicitar nota por nota no portal da Sefaz.

Por mais que ela seja emitida eletronicamente, a NFAe tem a validade garantida pelo papel, sendo necessário fazer o seu armazenamento físico.

9. Nota Fiscal Complementar:

A Nota Fiscal Complementar é um documento emitido para corrigir valores tributários e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal. Esse é um dos tipos de notas fiscais usado para justificar situações de erro. A legislação autoriza sua aplicação em casos como:

Variações na cotação da moeda para exportações;
Reajustes de preços de produtos ou serviços;
Erros no lançamento de impostos oriundos de cálculos;
Classificações falhas.Você deverá emitir a Nota Fiscal Eletrônica Complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade ou valor inferior ao da efetiva operação. E ainda, declarar os motivos dessa nova emissão.

10. Nota Fiscal Denegada:

Após o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NFe, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento). Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz, é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada.

Dizer que a nota foi denegada significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NFe e ela não pode ser faturada. Não tem como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.

O status é definitivo e o número da NFe não pode ser usado para emitir outra nota ou retransmitir a mesma. A Sefaz avisa que a nota foi denegada apenas no final da validação, ou seja, quando a nota fica gravada nos seus registros. Por isso, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada.

Do ponto de vista da contabilidade, a nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.

11. Nota Fiscal Rejeitada:

Uma boa forma de fazer isso é rejeitar imediatamente um documento fiscal emitido de forma errônea, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos. O emissor é avisado automaticamente e tem a oportunidade de corrigir o erro na hora.

Como explica o Manual de Orientação do Contribuinte, a validação da NF-e poderá resultar em:

Rejeição – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;
Autorização de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente.
Uma nota fiscal pode não ser rejeitada sozinha. Segundo o Manual, “a existência de um erro em uma NF-e implica na rejeição de todo o lote” (página 33). Isso acontece porque a validação do Schema XML é realizada em toda mensagem de entrada.
Principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada:

Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;
Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;
Código 220: Fim do prazo de cancelamento;
Códigos 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);
Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;
Código 539: Duplicidade;
Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.

12. Nota Fiscal de Exportação:

A Nota Fiscal de Exportação é o documento que oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída das mercadorias para fins de exportação, dando base para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa. Antes de iniciar o preenchimento dos campos da Nota Fiscal de Exportação, é necessário fazer o Cadastro da Invoice, que contém informações da moeda em operação, dos produtos, quantidade, valor e etc.

Este documento valida a mercadoria para o comprador no exterior, possibilitando o registro no país de origem. Ou seja, a Nota Fiscal de Exportação é a documentação para o território nacional, comprovando para o Governo do Brasil sobre a transição da mercadoria.

13. Nota Fiscal de Remessa:

A Nota Fiscal de Remessa é o documento emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos. Na indústria de maneira geral, alguma hora o produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato.

É quando, por exemplo, se envia uma mercadoria para a loja onde será vendido. Nesse transporte, é necessário que a nota fiscal de remessa esteja emitida e de posse da transportadora.

Existem também outros momentos em que a nota fiscal de remessa precisa ser emitida. É basicamente quando não há operações comerciais envolvidas, os mais comuns são:

brindes;
doações;
produtos em conserto ou manutenção;
amostras grátis;
consignações;
produtos para testes;
mercadorias para exposições e feiras;
transferências de unidade.

Conclusão:

Em resumo, as notas fiscais desempenham um papel vital na estrutura tributária brasileira, garantindo a legalidade das operações comerciais e o cumprimento das obrigações fiscais. Além disso, elas promovem a transparência, o controle e a segurança das transações, beneficiando tanto as empresas quanto os consumidores. Portanto, compreender as principais notas fiscais e sua aplicação é essencial para manter a conformidade com a legislação e contribuir para um ambiente de negócios saudável e transparente.